Ce este TS HQ. Platforma internă Takeovers Studios — hub creativ de evenimente în București. Tot ce introduci se salvează automat în sursa canonică a platformei (fără buton separat), iar documentele sunt păstrate în spațiul protejat Documente TS. Backupurile țin de server; starea lor nu este verificată din această interfață.
Primii pași (cont nou). Primești un link personal de la admin → îl deschizi → introduci emailul tău → prima autentificare îți setează parola (min. 12 caractere). Dacă emailul automat este oprit, adminul îți transmite linkul direct, pe un canal privat.
Rental. Rezervările de spațiu: „Rental nou" deschide formularul (client, tip activitate, costuri în EUR fără TVA — convertite automat la cursul BNR al zilei, cu TVA 21% / 11% catering; bar și catering se calculează persoane × cost/pers.). Statusuri: ofertat → confirmat → finalizat (sau refuzat). Tabelul e istoric complet, cu total, numerotarea confirmatelor și filtre pe status/tip/lună. Coloana Teams arată cine e delegat pe proiect.
Calendar. Toate activitățile TS folosesc aceleași cinci categorii: EVENTS (Rental / Own), DIGITAL PROD., MEETINGS, MARKETING & SoMe și LEADS. Trage filtrele pentru ordinea ta personală. Hover/focus arată detaliile, click-dreapta deschide acțiuni rapide, iar la drag într-o zi poți alege între mutare și zona separată „Duplică aici”. Zilele aglomerate se derulează în interior. Categoria DIGITAL PROD. creează un task real în Teams; asignee-ul și implicarea inițiatorului sunt câmpuri separate. Calendarul TS rămâne sursa canonică, iar Google este o proiecție cu inbox controlat.
Own Events. Creezi un concept (nume, periodicitate, buget, tip propriu/parteneriat/combo), apoi adaugi ediții din cardul conceptului. Eveniment propriu ≠ rental: încasăm bilete și bar. Când o ediție trece pe „Done", completezi rezultatele reale — bilete vândute × preț (netul se calculează automat: TVA 21% inclus + DITL 2% + Timbrul Muzical UCMR 5% + UCMR-ADA 5% + comision ticketing, implicit 3,5%), încasări bar brut (net = fără TVA) și alte încasări. P&L-ul real apare per ediție în tabel, per concept pe card și curge automat în Financiar (bilete/bar/taxe defalcate, pe firma aleasă).
Bar Menu. „Produse Meniu" = rețetarul cu costuri (poți adăuga/edita/șterge produse). Din el compui Meniu Event A/B și Coffee Break: alegi produse, cantități per persoană sau totale → cost automat pe persoană + marja față de prețul ofertat clientului. Calculele pleacă din costul de producție. Tot aici: 📦 Inventar Marfă — stocul barului pe produse (legate LIVE de rețetar la cost sau custom), praguri de reaprovizionare (⚠ roșu sub prag), valoare pe categorie și totală, „🔄 Inventariere nouă" (numeri, platforma îți arată diferențele scriptic vs faptic și actualizează stocul), istoric cu toate inventarierile, export Excel + raportul fiecărei inventarieri salvat automat în Documente TS.
Calc. Oferte. Simulator: completezi serviciile → vezi instant net EUR, TVA și total RON (+ per persoană). Salvezi oferta sau o trimiți direct în Rental cu status „ofertat".
CRM. Baza de clienți + pipeline de lead-uri: statusuri (Lead Nou → Ofertă trimisă → Vizionare → Hot Lead → Contract trimis → Contract semnat; plata sau avansul se confirmă separat, cu dovadă), responsabil (asignee), tip eveniment, follow-up cu dată și oră (apare în Calendar la „Leads"), fișiere atașate pe lead. La „Contract semnat" platforma îți propune crearea rezervării în Rental — de unde intră automat în calendar și în Financiar. Crește și automat din bifele CRM din Rental / Own Events.
Parteneri · Furnizori · Legal. Parteneri: brand, companie, perioadă contractuală, fee (one time/lunar/anual ± TVA), cu sortare și total. Furnizori: pagini pe categorii; Achiziția are listele de prețuri (OLD TEAM ×3, CARLSROM, HELLENIC, FRESH, CRAFT ICE); Media & Personal au formulare cu preț, rating, pro/contra, portofoliu. Legal: contractele pe 8 categorii, salvate direct în Documente TS + „Generează contract din model" — completezi câmpurile pe modelele oficiale (închiriere WC, proces-verbal predare, prestări servicii WH, fiecare în variantă PF/PJ) → PDF descărcat + păstrat în platformă; trimiterea pe email funcționează doar când transportul email este activ (altfel trimiți PDF-ul manual).
Teams. Task-urile pot fi văzute ca Board sau Listă și au status selectabil direct: poți trece din To Do în Done fără pași intermediari, dar Done cere rezoluție. Fiecare task păstrează activitatea cu autor și timp. Prin „@ Menționează” notifici un coleg chiar dacă nu este asignee; mențiunea și actualizarea rămân în istoricul taskului. „Ale mele” = ce e asignat ție + ce e pe rolul tău. „Echipă & capacitate” configurează numai cine apare la asignare, disponibilitatea și competențele; nu schimbă rolurile sau accesul conturilor.
Asistent AI ✨ (butonul din dreapta-jos): întreabă orice despre datele platformei sau despre cum funcționează un modul — răspunde pe datele reale, cu motor Gemini sau Claude.
Dashboard. Perspectiva de ansamblu, în ordinea priorităților: Financiar (venit + rezultat pe luna curentă — doar rolurile cu acces), Rental (pipeline confirmat + oferte), Calendar (următoarele 7 zile), Own Events (următoarea ediție + P&L anual), Calc. Oferte (în așteptare + conversie), Teams (task-urile tale + depășite), CRM și Marketing. Fiecare card e o scurtătură — click și ajungi în modul.
Notificări. Inboxul local primește schimbările relevante, inclusiv taskurile asignate și mențiunile directe. Emailul este doar un transport opțional, dacă adaptorul este activ; oprirea lui nu oprește inboxul. Adminul poate controla separat tipurile din Admin Panel → Notificări email.
Scurtături și ferestre. ⌘K Command Menu · [ restrânge sidebar · click-dreapta pe rândurile Rental → meniu contextual. Clickul în afara unei ferestre și Esc nu o închid și nu pierd textul; folosește explicit „Anulează”, × sau „Salvează”.
Financiar · Facturare. P&L realizat pe lună/an și pe firmă, Mișcări, Pe tip eveniment și Sezonalitate sunt locale. Tab-ul de facturare arată explicit starea conectorului opțional SmartBill/Oblio; sincronizarea devine disponibilă numai după configurare și aprobare. Acces: Admin + rolurile setate de admin.
Manual v8 · 3 sept. 2026 (+ taxonomie Calendar TS, drag/drop, hover și acțiuni rapide) — se actualizează la fiecare modificare majoră a platformei.